Kỹ Năng Xử Lý Tình Huống: Cách Xử Lý Tình Huống Trong Công Việc

Người có kỹ năng xử lý tình huống tốt sẽ luôn giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả cao. Vậy, làm sao để có thể xử lý tình huống tốt nhất trong giao tiếp? Kỹ năng xử lý các tình huống đóng vai trò gì trong giao tiếp? Cùng Việc Làm Tốt tìm hiểu chi tiết tất cả các vấn đề liên quan đến kỹ năng mềm này nhé.

Bạn đang xem: Cách xử lý tình huống trong công việc

Kỹ năng xử lý tình huống là gì?

Kỹ năng xử lý tình huống hay cách xử lý tình huống là một kỹ năng mềm mà ai trong chúng ta cũng nên trang bị cho bản thân mình. Xử lý tình huống tốt sẽ giúp bạn phát hiện, đánh giá và đưa ra hướng giải quyết hiệu quả. Tùy vào hoàn cảnh cụ thể, mỗi tình huống sẽ có cách giải quyết khác nhau.

Trong giao tiếp, kỹ năng xử lý tình huống chính là thước đo cho sự khôn khéo, nhanh nhạy, là nền tảng để dẫn lối cho bạn đến với sự thành công trong sự nghiệp và cuộc sống.

Vậy kỹ năng xử lý tình huống trong giao tiếp đóng vai trò gì ?

Trong cuộc sống và công việc bạn khó tránh khỏi những tình huống phát sinh bất ngờ, vì thế, nếu không trang bị cho mình kỹ năng xử lý tình huống tốt thì bạn không thể nào bình tĩnh để đưa ra hướng giải quyết tối ưu nhất được.

Đặc biệt kỹ năng xử lý tình huống tốt sẽ giúp bạn chủ động trong giao tiếp, làm chủ mọi hoàn cảnh. Cho dù phát sinh bất cứ tình huống nào thì bạn cũng sẽ luôn bình tĩnh, dùng lý trí để giải quyết chúng. Lặp đi lặp lại nhiều lần sẽ giúp cho kỹ năng xử lý tình huống của bạn tốt hơn, nhạy bén hơn.

Top các kỹ năng xử lý tình huống thông minh

Trong công việc, có rất nhiều tình huống xảy ra bắt buộc bạn phải áp dụng nguyên tắc ứng xử nhẹ nhàng, không phải lúc nào cũng phải làm căng tới cùng mới là hiệu quả. Khi tình huống mâu thuẫn tăng cao thì dùng nguyên tắc nhẹ nhàng sẽ giúp hai bên dễ dàng dịu xuống và nhìn lại vấn đề.

Cụ thể, khi nhân viên làm sai cấp trên không phải cứ nạt nộ, gắt gỏng thì nhân viên sẽ sửa đổi mà xử lý nhẹ nhàng, phân tích cái đúng cái sai mới là lựa chọn thông minh.

Không chỉ trong công việc, mà trong cuộc sống nguyên tắc ứng xử nhẹ nhàng được xem là bí quyết để gia đình thêm êm ấm, hạnh phúc.

Những tình huống xảy ra mà đối phương là cấp trên, người lớn tuổi thì bạn phải xử lý khôn khéo. Trường hợp này, hãy thừa nhận và tiếp thu ý kiến của đối phương để thể hiện sự đồng cảm đối với họ. Lưu ý, là đồng cảm chứ không phải đồng ý với họ nhưng cũng không được tỏ thái độ ngang bằng. Tiếp đó, sử dụng lời nói để khéo léo chuyển hướng cách nhìn nhận, thái độ của họ.

Kỹ năng đầu tiên mà Việc Làm Tốt chia sẻ là ứng xử nhẹ nhàng, đó là cách hiệu quả để tiếp cận vấn đề nên áp dụng. Tuy nhiên, đối với một số tình huống khác biệt thì bắt buộc bạn phải nhìn thẳng và đi thẳng vào vấn đề.

Kỹ năng này giúp giải quyết tình huống đem đến hiệu quả rõ rệt nhất. Thay vì nói giảm, nói tránh và tế nhị dễ khiến đối phương hiểu nhầm câu chuyện thì đi thẳng vào vấn đề với quan điểm thẳng thắn và kiến quyết là cách để giải quyết triệt để. Lúc này bạn phải thể hiện thái độ dứt khoát để đối phương tin tưởng và áp dụng, tuyệt đối không được đắn đo vì sẽ khiến họ lưỡng lự.

Sức mạnh tập thể được xem là sức mạnh to lớn, chỉ cần đồng lòng, đoàn kết thì không gì là không thể làm được. Có nhiều tình huống trong cuộc sống hay công việc không thể đơn phương giải quyết thì sức mạnh của tập thể, của đồng minh là giải pháp tốt nhất. Sức mạnh của một tập thể sẽ khiến cho đối phương phải đắn đo, nhìn nhận đúng vào sự thật và không thể phản kích lại được.

Đối với những tình huống không thể dùng lời nói để giải quyết thì hãy xử lý bằng hành động. Đôi khi nói quá nhiều sẽ trở nên vô nghĩa bởi đối phương sẽ cho rằng bạn nói lời sáo rỗng và không tin tưởng. Hành động thực tế chứng minh sự thật sẽ khiến họ buộc phải suy nghĩ lại.

Xem thêm:

Những câu chuyện ngụ ngôn mang đến bài học và lời khuyên sâu sắc. Vì thế, nếu hợp hoàn cảnh bạn có thể áp dụng các truyện ngụ ngôn để xử lý tình huống.

Tuy nhiên, muốn áp dụng được phương pháp này bắt buộc bạn phải đọc thật nhiều truyện ngụ ngôn và hiểu được ý nghĩa của nó. Áp dụng truyện ngụ ngôn để xử lý tình huống còn khiến cho bạn trở thành người có hiểu biết trong mắt đối phương.

Khi tình huống xảy đến hầu như mọi người đều bị rơi vào trạng thái sợ hãi và lo lắng. Vì thế, điều cần làm chính là phải bình tĩnh để chủ động xử lý tình huống chứ không được để tình huống xảy đến mới thụ động ứng phó.

Ngoài ra, hiểu rõ đối phương, nắm bắt thông tin nhanh nhạy và chính xác là cách để bạn xử lý tình huống hiệu quả.

Mỗi tình huống khác nhau bạn cần phán đoán để có thể đưa ra cách xử lý hiệu quả nhất. Để giải quyết tình huống thông minh và khéo léo, bạn đừng quên pha trộn thêm một chút sự hài hài hước.

Hài hước sẽ giúp làm dịu không khí căng thẳng, điều tiết bầu không khí cũng như thái độ của hai bên. Để áp dụng cách thêm chút gia vị hài hước này bạn buộc phải nhẹ nhàng, tránh đi những xung đột trực tiếp (nếu có).

Trong giao tiếp, lời nói là quan trọng nhất, kết hợp với cử chỉ để điều hòa và xử lý tình huống. Tuy nhiên, khi đối phương là người dễ bị tự ái, hay để cảm xúc tiêu cực lấn át thì bạn phải có cách phản bác tinh tế.

Đối với những tình huống như thế, tốt nhất là bạn cứ thừa nhận trước những điều mà họ nói. Sau đó, khéo léo tận dụng thời cơ thích hợp để phân tích cho họ thấy những điều vô lý ở họ hoặc điều không nên. Bạn có thể phân tích cho họ thấy hậu quả ra sao nếu cứ khăng khăng ý kiến như vậy.

Xử lý tình huống sẽ không quá khó nếu bạn áp dụng đúng phương pháp và các kỹ năng thông minh. Để áp dụng kỹ năng xử lý tình huống trong bán hàng hiệu quả thì các bạn cần trang bị cho mình kỹ năng lắng nghe và kỹ năng thuyết phục để hỗ trợ giải quyết vấn đề tốt nhất.

Ngày nay, nền kinh tế ngày càng phát triển, sự cạnh tranh trong công việc cũng ngày càng mạnh mẽ. Do đó, bên cạnh kiến thức chuyên môn của ngành nghề mình học tập thì rèn luyện kỹ năng sống cũng rất quan trọng. Nếu phần kỹ năng cứng bạn học qua sách vở, chương trình đào tạo có hệ thống thì kỹ năng mềm như xử lý tình huống được trau dồi hàng ngày, tích lũy và hoàn thiện từ các vấn đề xảy ra trong thực tế. Vì thế, hãy luôn trong tâm thế “học và học nữa, học mãi” để làm nền tảng cho sự phát triển trong sự nghiệp và thành công trong cuộc sống.

Đừng quên truy cập vào Việc Làm Tốt để tìm việc làm phù hợp cho mình nhé. Trên Việc Làm Tốt – kênh tìm việc, tuyển dụng uy tín, hàng ngày có hàng trăm hàng nghìn tin tuyển dụng đa dạng ngành nghề, lĩnh vực, vị trí, mức lương cho các bạn tham khảo và ứng tuyển.

Chúc bạn tìm được công việc tốt, lương cao và đúng đam mê để vận dụng kỹ năng xử lý tình huống trong công việc tại Việc Làm Tốt nhé.

Dưới đây là một số tình huống khó xử nơi công sở và những gì bạn nên làm để hóa giải chúng một cách nhanh chóng đồng thời hạn chế tối đa làm mất lòng sếp, đồng nghiệp:

Bạn bị đồng nghiệp “chất vấn” vì đã “buôn chuyện” về anh/cô ấyTình huống không thoải mái đó như sau: Đồng nghiệp tiến lại chỗ bạn và hỏi thẳng rằng có phải bạn đã gọi anh/ cô ấy là người thiếu năng lực hay không. Bạn có thể phủ nhận, nói rằng đó là chuyện tào lao, hiểu lầm. Nhưng nếu quả thực bạn đã nói như vậy, hãy thẳng thắn nói lý do bạn làm vậy trên tinh thần góp ý, xây dựng.Randy Cohen, một cây bút của tập chí New York Times và tác giả cuốn sách Làm thế nào để điều hướng đạo đức trong mọi vấn đề?, khuyên bạn nên nói: “Có nhiều khía cạnh của công việc anh/ chị đã làm không tốt. Anh/ chị đã làm thế này, thế kia…” Đây có thể là 5 phút lúng túng nhất trong sự nghiệp của bạn và mối quan hệ với người kia có thể rạn nứt nhưng việc bày tỏ quan điểm cá nhân sau lưng đồng nghiệp là điều vẫn chấp nhận được, miễn là bạn không nói dối hay tuyên truyền bí mật của người khác.Đồng nghiệp tỏ tìnhBạn nên cân nhắc thật kỹ lưỡng trước khi quyết định từ chối hay chấp nhận một mối quan hệ lãng mạn tại nơi làm việc. Mối quan hệ này có thể tác động tiêu cực nhiều tới bạn như ảnh hưởng tới khả năng tập trung, dẫn tới sự thiên vị, bao che lỗi lầm cho nhau, bị những người khác soi mói… Chưa kể, nhiều công ty còn có quy định nhân viên không được hẹn hò với nhau. Vì vậy, tốt nhất khi đồng nghiệp tỏ tình và rõ ràng bạn không có tình cảm với đối phương, hãy giải quyết dứt điểm bằng cách nói thẳng rằng bạn không muốn hẹn hò với người làm việc cùng.Bạn muốn được tăng lươngTrước tiên, hãy tìm hiểu thời điểm sếp có tâm trạng tốt: vào buổi sáng sớm hay sau giờ ăn trưa? Chọn đúng thời điểm là điều quan trọng, đặc biệt, bạn không nên đòi hỏi khi công ty đang gặp khó khăn về tài chính hay khi sếp đang bận rộn. Thời điểm tốt nhất là khi bạn là “ngôi sao” trong mắt sếp.Selena Rezvani, tác giả cuốn sách Hướng dẫn phái nữ đưa ra yêu cầu và đấu tranh cho điều mình muốn, đưa ra lời khuyên: “Bạn sẽ có lợi thế sau khi hoàn thành xuất sắc một dự án khó. Bạn có thể nói với sếp rằng: “Tôi muốn nói chuyện về tương lai của mình. Tôi đã học hỏi được rất nhiều thứ trong những năm qua và thực sự tự hào với những gì đạt được. Tôi muốn thảo luận về một vị trí và chính sách đãi ngộ mới cho mình…”.Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng: Tìm hiểu mức đãi ngộ trung bình trong lĩnh vực của bạn, về những đồng nghiệp gần đây được tăng lương. Nếu bạn bị từ chối, ít nhất hãy hỏi sếp các điều kiện cụ thể và thời gian bạn có thể gia tăng quyền lợi cho mình.Bạn lỡ thời hạn hoàn thành một dự án quan trọngGiờ là 2 giờ sáng, 2 ngày trước deadline và bạn biết rằng mình khó hoàn thành dự án đúng thời hạn quy định. Trong trường hợp này, nhiều người thường chờ tới ngày đó và đưa ra bài giải thích dài rằng vì đồng nghiệp A không hoàn thành xong phần việc của họ đúng hạn, vì bạn mất nhiều thời gian làm việc này việc nọ… Phần lớn người quản lý sẽ không chấp nhận những lý do như vậy.Thay vào đó, 1 ngày trước deadline, bạn nên yêu cầu kéo dài deadline và đưa ra kế hoạch chi tiết những bước bạn sẽ làm. “Hãy trung thực và thẳng thắn, trình bày với sếp rằng bạn sẽ làm những gì để nhanh chóng hoàn thành công việc”, Shirley Au, chủ tịch một công ty tư vấn thương hiệu ở New York, gợi ý. Bạn có thể nói rằng: “Tôi rất xin lỗi về sự chậm trễ nhưng để đảm bảo độ hoàn mỹ cho dự án, tôi cần thêm một ngày nữa. Tôi sẽ làm thế này…” và hoàn thành những gì bạn đã hứa dù phải làm việc qua đêm.Bạn muốn góp ý cho cấp dưới có cách ăn mặc thiếu chuyên nghiệpNhân viên là đại diện hình ảnh cho công ty và trong thời buổi kinh tế khó khăn như hiện nay, các công ty đểu rất cẩn trọng với hình ảnh công ty cũng như nhân viên. Một nhân viên ăn mặc luộm thuộm, không chuyên nghiệp sẽ phần nào ảnh hưởng tới cái nhìn của khách hàng, đối tác về công ty. Tara Lowenberg, giám đốc một công ty truyên thông, cho rằng nếu một nhân viên ăn mặc thiếu chuyên nghiệp, hãy gặp riêng anh/ cô ấy và góp ý một cách chân thành. Bạn nên nói rõ ràng về những điểm chưa được trong trang phục của anh/ cô ấy và gợi ý cách thay đổi.Nếu vấn đề này vẫn tiếp diễn, hãy viết mail nhắc nhở gửi tới cả nhóm của bạn. Dù đây chỉ là lời góp ý không hướng tới một người cụ thể nào nhưng chắc chắn người mắc lỗi sẽ tự động hiểu và thay đổi.