Đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức việc quản lý, lưu trữ hồ sơ là điều rất cần thiết và quan trọng. Bởi thông qua đó giúp hồ sơ, tài liệu của đơn vị được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, thuận tiện khi tìm kiếm.Cùng SENTO tìm hiểu về quy trình lưu trữ trong tủhồ sơ, cách lưu trữ tài liệu hiệu quả qua nội dung dưới đây.
Bạn đang xem: Quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ
Tầm quan trọng của việcquản lý hồ sơ
Quy trình quản lý, lưu trữ hồ sơ là vô cùng quan trọng và cần thiết cho các doanh nghiệp, tổ chức. Bởi khi số lượng giấy tờ, hồ sơ càng lớn sẽ cần có biện pháp quản lý khoa học nhất.Điều này giúp cho các đơn vị này thuận tiện hơn khi sử dụng, tìm kiếm, bảo quản hồ sơ.
Tầm quan trọng của hồ sơ văn phòng
Hồ sơ văn phòng là những tài liệu vô cùng quan trọng đối với 1 tập thể, tổ chức. Tất cả các văn bản sản sinh ra trong quá trình giải quyết công việc được phân loại theo vấn đề, sự việc cụ thể. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc của nhân viên, doanh nghiệp.
Hơn nữa, hồ sơ còn giúp các doanh nghiệp này theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung, khối lượng văn bản. Từ đó có thể biết được loại hồ sơ tài liệu nào cần bảo quản cẩn thận, phát hiện văn bản bị thất lạc… Đảm bảo việc giữ gìn bí mật các thông tin nội bộ của cơ quan, ngành, nhà nước.
Ngoài ra, việc lập hồ sơ còn tạo điều kiện thuận lợi để lưu trữ hồ sơ, tránh khó khăn khi phân loại, xác định giá trị tài liệu. Những lý do trên chứng minh cho tầm quan trọng của việc lập hồ sơ lưu trữ cho đơn vị.
Tầm quan trọng của quy trình sắp xếp hồ sơ tài liệu
Việc lưu trữ hồ sơ được nhiều đơn vị quan tâm hiện nay. Bởi trong các hoạt động từđiều hành, quyết địnhcông việc đều gắn liền với các tài liệu, văn bản.
Do vậy, việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ tài liệu là rất quan trọng.
Đảm bảo nguồn thông tin, tư liệu, dữ liệu đáng tin cậy cho hoạt động kinh doanh và quản lý.Nâng cao hiệu suất làm việc, hỗ trợ thực hiện và kiểm tra công việc chính xác để có thể điều chỉnh phương hướng thực hiện kịp thời.Phục vụ nghiên cứu nhằm đưa ra các kế hoạch kinh doanh đầy đủ, chính xác nhất.Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí khi tìm kiếm hoặc xử lý tài liệu.
Quy trình lưu trữ hồ sơ
Cách sắp xếp hồ sơ lưu trữ trong doanh nghiệp không quá phức tạp nhưng đòi hỏi đúng quy trình. Quy trình lưu trữ này rất quan trọng và cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Phân chia các loại hồ sơ, tài liệu
Việc phân chia xấp hồ sơ trong cách lưu tài liệu là bước đầu tiên chúng ta cần quan tâm. Cụ thể bạn có thể phân chia tài liệu theo các cách sau:
1. Phân chia theo tháng, quý, nămBạn có thể lưu trữ hồ sơ theo 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, theo Quý, theo tháng,... tùy ý. Điều này giúp chúng ta dễ dàng tìm kiếm tài liệu theo mốc thời gian cụ thể.
Tùy theo từng dự án liên quan đến nhau mà chúng ta có thể sắp xếp hồ sơ, tài liệu chung 1 vị trí. Các dự án khác nhau sẽ có các giấy ghi chú bên ngoài để dễ dàng nhận biết.
3. Phân chia theo phòng banNgoài ra, chúng ta có thể lưu trữ hồ sơ theo phòng ban hoạt động trong công ty. Ví dụ như các phòng ban sau:
Hành chính văn phòngNhân sự
Hoạt động kinh doanh
Kỹ thuật
Tài chính, kế toán
Các loại hồ sơ khác tùy doanh nghiệp
Bước 2: Sắp xếp hồ sơ, tài liệu
Có khá nhiều phương thức sắp xếp tài liệu, hồ sơ như sau để chúng ta lựa chọn:
Sắp xếp theo thời gian thông qua việc ghi chú các mốc thời gian của tài liệu ở bên ngoài vị trí nơi dễ quan sát nhất.Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.Sắp xếp theo tính chất hồ sơ như loại hồ sơ đã giải quyết xong, hồ sơ đang xử lý, hồ sơ đang chờ phản hồi,...Ngoài ra, chúng ta cần thực hiện đánh số, sắp xếp nhóm tài liệu có cùng chủng loại với nhau. Hãy để các loại tài liệu, hồ sơ ít sử dụng bên trong, loại hồ sơ thường xuyên sử dụng ở bên ngoài.
Có thể đánh thứ tự từ trái qua phải, từ trên xuống dưới và đánh số từ ngoài vào trong. Lưu ý cần rà soát các tài liệu, hồ sơ hết giá trị lưu trữ để thực hiện tiêu hủy giúp giải phóng diện tích nơi lưu trữ.
Bước 3: Lập danh mục quản lý
Trong quy trình lưu trữ hồ sơ chúng ta cần tạo danh mục quản lý cụ thể cho từng loại tài liệu, hồ sơ trên máy tính. Nhờ đó việc tra cứu và sử dụng tài liệu, hồ sơ thuận tiện và nhanh chóng hơn. Danh mục hồ sơ cần được thường xuyên cập nhật theo số lượng tài liệu phát sinh.
Bước 4: Lưu trữ hồ sơ
Bước tiếp theo, chúng ta có thể lưu trữ hồ sơ vào vị trí nhất định và có thêm bản quản lý mềm để dự phòng. Danh sách tài liệu được tạo bằng bảng tính excel có công dụng dẫn link, liên kết tập tin hình ảnh lưu trữ tài liệu tương ứng.
Bước 5: Hoạt động chỉnh lý hồ sơ tài liệu
Hồ sơ, tài liệu cần liên tục được cập nhật, chỉnh lý theo các số liệu phát sinh. Ngoài ra chúng ta cần kiểm tra hồ sơ định kỳ để thực hiện điều chỉnh phù hợp, bổ sung giấy tờ còn thiếu kịp thời.
Lựa chọn vật tư phù hợp lưu trữ hồ sơ
Để sắp xếp tài liệu, quản lý hồ sơ khoa học thì chúng ta cần lựa chọn vật tư lưu trữ phù hợp. Ví dụ như kệ sắt lưu trữ, tủ locker, tủ sắt lưu trữ tài liệu…
Tủ sắt hồ sơ, tài liệu
Tủ sắt đựng hồ sơ có nhiều ngăn chứa, có nhiều ngăn ở bên trên và có hộc tủ ở bên dưới sẽ giúp chúng ta lưu trữ nhiều loại hồ sơ khác nhau. Nếu kho lưu trữ hạn chế diện tích, bạn có thể nghiên cứu các mẫu tủ sắt treo tường để tiết kiệm không gian.
Tại Sento cung cấp rất nhiều mẫu tủ sắt đựng hồ sơ, tài liệu khác nhau cho quý khách hàng lựa chọn. Sento cung cấp sản phẩm chất lượng, chất lượng bền bỉ, giá bán hợp lý.
Tủ locker
Tủ locker đựng tài liệu, hộp lưu trữ tài liệu có nhiều ngăn chứa, với nhiều kích thước khác nhau. Mỗi ngăn chứa chúng ta nên phân loại để chứa đựng các nhóm tài liệu thích hợp và dễ tìm kiếm.
Loại tủ này có nhiều ngăn và khóa riêng biệt phù hợp để chúng ta lưu trữ các tài liệu quan trọng khác nhau. Hơn nữa, việc phân chia các ô đựng tài liệu giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, quản lý hồ sơ theo ý muốn.
Xem thêm: Cooking Games - Tro Choi Barbie Nau An【Url：766。Vn】
Kệ sắt
Kệ sắt lưu trữ, giá kệ cố định, giá kệ di động là lựa chọn hoàn hảo khi lưu trữ hồ sơ. Tùy theo diện tích kho văn phòng để chúng ta chọn các mẫu giá kệ phù hợp nhất. Lưu ý khi sắp xếp cần chừa không gian để di chuyển và tránh gây cảm giác chật chội.
Trên đây là các thông tin cơ bản nhất về quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Sento là địa chỉ cung cấp rất nhiều mẫu tủ sắt, tủ locker chất lượng cao. Tại đây có đội ngũ nhân viên sẽ tư vấn tận tình và chu đáo cho quý khách hàng. Để được tư vấn cụ thể hơn về các mẫu tủ sắt, tủ locker hãy liên hệ Sento theo thông tin sau:
LIÊN HỆ VỚI SENTO
Quy trình quản lý sắp xếp tài liệu hồ sơ rất quan trọng và cần thiết cho mọi tổ chức. Số lượng giấy tờ, hồ sơ càng lớn, càng đòi hỏi cần xây dựng các phương án để quản lý khoa học, hiệu quả. Nhằm giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sắp xếp, lưu trữ những tài sản tài liệu của doanh nghiệp, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn quy trình quản lý tài liệu khoa học và hiệu quả.
Quy trình quản lý sắp xếp tài liệu hồ sơ khoa học và chuyên nghiệp.
1. Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình quản lý sắp xếp tài liệu hồ sơ
Công tác văn thư nói chung và quản lý, sắp xếp tài liệu hồ sơ nói riêng đóng vai trò quan trọng với hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Trong mọi hoạt động từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, xử lý công việc đều gắn với văn bản, có nghĩa là gắn với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng, sắp xếp và lưu trữ tài liệu.
Vì vậy, vai trò của việc xây dựng quy trình quản lý tài liệu dự án là rất quan trọng:
Góp phần đảm bảo nguồn thông tin, cung cấp những tư liệu, dữ liệu đáng tin cậy phục vụ cho các hoạt động kinh doanh và quản lý của các cơ quan, tổ chức.Góp phần nâng cao hiệu suất làm việc, quản lý tài liệu tốt sẽ hỗ trợ thực hiện công việc, kiểm tra công việc một cách có hệ thống để đánh giá kết quả và điều chỉnh phương hướng thực hiện.Phục vụ cho nghiên cứu tình hình để lập các kế hoạch đầy đủ và chính xác, xây dựng một cách khoa học các kế hoạch về tiền lương, kinh doanh, phát triển lâu dài,...Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho tổ chức, doanh nghiệp, không mất nhiều thời gian để tìm kiếm hoặc xử lý tài liệu.Quản lý tài liệu tốt sẽ thúc đẩy tiến trình xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả.
Quản lý tài liệu tốt sẽ giúp công việc hiệu quả hơn.
2. Hướng dẫn quy trình quản lý tài liệu hiệu quả
Tùy theo từng mô hình và phương thức hoạt động mà cơ quan, đơn vị, tổ chức có thể lựa chọn các bước khác nhau. Dưới đây là quy trình cơ bản:
Bước 1: Lựa chọn phương thức để lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Các công cụ để lưu trữ hồ sơ căn cứ vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp:
Các loại hồ sơ, tài liệu cần được cho vào các loại kẹp file, bìa còng để bảo vệ tài liệu.Dùng tủ treo tường để lưu trữ hồ sơ nếu văn phòng diện tích hẹp.Các hồ sơ ít sử dụng nên lưu trong các thùng hồ sơ và để ở các vị trí trong cùng.Các hồ sơ, tài liệu thường xuyên sử dụng nên để ở các giá tài liệu hoặc ngăn kéo để dễ dàng tìm kiếm.Sử dụng các loại giấy ghi chú để dễ dàng phân biệt các loại hồ sơ và tìm kiếm tài liệu.Bước 2: Phân loại hồ sơ
Một số tiêu chí để phân loại hồ sơ thường được áp dụng:
Phân chia theo dự án: Các dự án có liên quan đến nhau sẽ được sắp xếp và lưu trữ ở cùng một vị trí.Phân chia theo chủ đề: Các loại tài liệu, hồ sơ dự án cùng loại cũng nên lưu trữ cùng nhau, phân chia theo chủ đề sẽ thuận tiện cho quản lý, tìm kiếm.Phân chia theo thời kỳ: Ví dụ phân chia theo 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, theo Quý, theo tháng,...
Phân loại hồ sơ theo các tiêu chí phù hợp.
Bước 3: Sắp xếp hồ sơ, tài liệu
Một số phương thức sắp xếp tài liệu:
Sắp xếp theo thời gian: Ghi chú các mốc thời gian ở bên ngoài vị trí dễ quan sát nhất.Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp các tài liệu theo thứ tự bảng chữ cái.Sắp xếp theo tính chất hồ sơ: Ví dụ hồ sơ chưa đã giải quyết xong, đang xử lý hoặc chờ phản hồi,...Bước 4: Lập danh mục tài liệu, hồ sơ
Bạn hãy tạo danh mục cụ thể cho từng loại hồ sơ sau đó đưa vào máy tính. Việc tra cứu và sử dụng hồ sơ sau này có được thuận tiện và nhanh chóng hay không phụ thuộc lớn vào phần tạo danh mục. Danh mục hồ sơ cần được cập nhật thường xuyên theo số lượng tài liệu phát sinh.
Bước 5: Lưu trữ hồ sơ
Bạn có thể lưu trữ hồ sơ vào một vị trí nhất định và tạo thêm một bản mềm để dự phòng. Danh sách hồ sơ, tài liệu có thể tạo bằng bảng tính excel để dùng chức năng dẫn link, liên kết với tập tin hình ảnh lưu trữ của bộ hồ sơ, tài liệu tương ứng.
Lưu trữ hồ sơ vào các vị trí nhất định.
Bước 6: Theo dõi và cập nhật hồ sơ
Hồ sơ phải liên tục được cập nhật theo các số liệu phát sinh. Đồng thời, bạn cần phải kiểm tra hồ sơ định kỳ để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp, bổ sung các chứng từ, giấy tờ còn thiếu cho các bộ hồ sơ hiện tại.
Trên đây là hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý sắp xếp tài liệu hồ sơ. Thay vì sử dụng nhiều bước khá mất thời gian và phức tạp, các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm văn phòng điện tử Cloud
Office để quản lý tài liệu toàn diện và hiệu quả.
Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử Cloud
Office của Thaison
Soft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Văn phòng điện tử CloudOffice – Giải pháp văn phòng trong xã hội hiện đại
Cloud
Office - Phần mềm quản lý điều hành công việc từ xa hiệu quả
Cloud
Office – Phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp
Cloud
Office - Điều hành công việc từ xa bằng thiết bị thông minh Smartphone
Cloud
Office – Giải pháp quản lý chuyên nghiệp cho công tác văn thư lưu trữ
Cơ chế ủy nhiệm trong Cloud
Office
Chức năng Thư mục ảo cá nhân trong Cloud
Office
Chức năng Bảng lịch trong Cloud
Office
Giới thiệu chức năng quản lý tờ trình
Cách chỉ đạo công việc trong Cloud
Office
